SARA er museernes nye system til registrering af genstande og samlinger. Det erstatter Regin-systemet og blev taget i brug i slutningen af 2018. Men hvad er SARA egentlig for en størrelse, og hvad kan vi forvente os af systemet i den nærmeste fremtid?

SARA er museernes fælles system, der understøtter registrering og formidling af museernes samlinger. Dermed er SARA også på sigt med til at sikre et nationalt overblik og gøre informationerne lettere tilgængelige for forskere, studerende og offentligheden. Alle statslige og statsanerkendte museer under Kulturministeriet er forpligtet til at indberette oplysninger om deres samlinger i systemet.

Projektet om et nyt fælles system, der skulle træde i stedet for det tidligere registreringssystem Regin, startede i 2011 og har været en langstrakt proces. Firmaet Axiell, som fik opgaven med at programmere SARA, har udviklet et helt nyt system, ’Axiell Collections’, der understøtter SARA. Undervejs er der blevet udviklet en fælles begrebsmodel; der er migreret ca. 10 mio. objektposter ind i SARA fra blandt andet Regin, der er udviklet brugerkurser, og der er afholdt over 40 kurser med over 600 deltagere, og ca. 1.400 brugere er oprettet i systemet.

SARA kan alt … næsten

SARA er, som system, opbygget af fire kataloger eller afdelinger. Det primære katalog er det ’interne objektkatalog’. Her skal museerne registrere de dele af deres samlinger, som er omfattet af museumsloven. Det ’eksterne objektkatalog’ er opbygget på samme vis som det ’interne objektkatalog’ og er til registrering af samlinger, der ikke er omfattet af museumsloven, for eksempel dubletsamlinger eller formidlingsobjekter.

De to øvrige kataloger knytter sig til arkivalier og er derved en ny udbygning af registreringsmulighederne, da Regin ikke rummede denne funktion.

Ud over de fire kataloger rummer SARA 20 databaser, hvor registrator kan knytte informationer, aktører eller hændelsesforløb til objekterne eller arkivalierne. Der er for eksempel en database til udlån, en til placering og en til proveniens.

SARA skal kunne rumme registreringer fra alle statslige og statsanerkendte museer i Danmark, og netop derfor er SARA også meget komplekst og har et utal af felter til angivelse af alt fra flyttemetode, taksator, samtykkestatus og litteraturhenvisninger. Systemet har derved registreringsmuligheder, som med stor sandsynlighed ikke er relevante for hovedparten af objekterne, men det er faktisk meningen. For alle felter eller databaser har en relevans for mindst et af museerne i samarbejdet, og når samarbejdet består af både kunstmuseer og kulturhistoriske museer af både stor og lille beskaffenhed, er det klart, at systemet må afspejle rigtig mange facetter. SARA er opbygget, så registrator ikke behøver at tage stilling til alle felter i alle 20 databaser, men kun skal åbne dem, som registrator finder relevante, samt udfylde de lovpligtige minimumsregistreringer.

SARA rummer en del funktioner, som gør det muligt at behandle mange data eller registreringer samtidigt. Det betyder for eksempel, at registrator kan flytte et helt magasin ved hjælp af et par klik eller føje mange objekter til en post via links. De mange funktioner og registreringsmuligheder betyder, at museerne kan foretage langt mere deltaljerede og nuancerede registreringer af objekter, sager og arkivalier og derved også tilgå kulturarven gennem søgninger på tværs af museerne, i myriader af felter eller kategorier, i kombination med hinanden.

Registreringsfagligt Forum for Kulturhistorie udgav i december 2019 en manual til registrering af kulturhistoriske genstande. Manualen er udarbejdet af Katrine Thorgaard Pedersen fra Museum Vestsjælland. Sigtet med manualen har dels været at give en konkret og overskuelig hjælp til de mange funktioner og muligheder i SARA, men også at få skabt grobund for en ensartet registreringspraksis. For selv om alle statslige og statsanerkendte museer nu anvender samme system, kan praksis for hvilke typer af oplysninger, der registreres, og hvordan de registreres, variere selv inden for nært beslægtede områder. Fordelene ved en ensartet registreringspraksis museerne imellem er blandt andet, at data bliver sammenlignelige, og søgninger på tværs af museernes samlinger opnår større validitet.

Hvem bestemmer over SARA?

Ved overgangen fra udviklingsprojekt til drift er der sket forandringer af organisationen og beslutningsgange. Projektets styregruppe nedlagde sig selv i februar 2020 for at overdrage driften af systemet til en driftsorganisation i Slots- og Kulturstyrelsen. Driftsorganisationen varetager de daglige opgaver som vedligeholdelse og support af systemet.

Ansvaret for udviklingen af SARA ligger også i Slots- og Kulturstyrelsen, og her er der nedsat tre organer til at vejlede og træffe beslutninger. Change Advisory Board, CAB, er det organ, som behandler ændringsønsker og udviklingsønsker til SARA inden for det årlige budget. CAB’en er sammensat af medlemmer fra Slots- og Kulturstyrelsen, de to registreringsfaglige fora samt repræsentanter fra museerne.

Til varetagelse af registreringsfaglige spørgsmål og problemstillinger er der nedsat to registreringsfaglige fora – et for kunst- og et for kulturhistorie. Medlemmerne i de to fora er rekrutteret blandt samlingsansvarlige eller registratorer på de statslige og statsanerkendte museer.

De enkelte museer kan fremsætte ønsker om udviklingstiltag eller ændringer i SARA til Slots- og Kulturstyrelsen, som sørger for, at der bliver taget stilling til dem.

Hvad byder SARA på i nærmeste fremtid?

Ud over genstandsregistreringerne af kunst- og kulturhistoriske objekter og sager skal data fra MUD – Museernes Udgravnings Data også være tilgængelige i SARA. Data fra MUD skal blandt andet anvendes til et udgravningskort baseret på GIS. Dette giver mulighed for at lokalisere for eksempel, hvor bestemte objekttyper er udgravet.

Et andet element i SARA er at give danskerne mulighed for at gå på opdagelse i vores fælles materielle kulturarv. Planen er at åbne et nyt websted kaldet ’Samlinger.slks.dk’. Dette er en offentlig klient til SARA, der giver adgang til søgning i både samlingerne for kunst- og kulturhistorie på forskellig vis. Webstedet forventes at være i luften inden udgangen af 2020.

Registreringsfagligt Forum for Kunst forventer at udarbejde en særskilt manual til registrering af kunst i SARA. Ligeledes arbejder både Registreringsfagligt Forum for Kunst og Registreringsfagligt Forum for Kulturhistorie på at homogenisere og sortere de mange thesauri og lister, som SARA indeholder.

I januar 2020 afholdt Slots- og Kulturstyrelsen en række informationsmøder om SARA. Ud over en god dialog om både stort og småt i relation til SARA gav møderne Slots- og Kulturstyrelsen en klar besked om at udvikle en strategi for, hvordan vi udsender og deler forskellige former for information med de relevante personer på museerne. Samtidig fornemmede vi på møderne, at trods en lang, indviklet og problematisk proces for udvikling og migrering af data til SARA er der også en oplevelse af, at SARA er et rigtig godt arbejdsredskab – og det var jo netop det, der var planen med SARA.

Lene Stengaard er museumskonsulent i Slots- og Kulturstyrelsen

 

Fakta om SARA

  • SARA træder i stedet for registreringssystemet Regin. SARA adskiller sig væsentligt fra Regin ved at være udviklet til registrering af både kunst- og kulturhistoriske genstande, ligesom SARA systematiserer langt flere oplysninger om genstande, værker, arkivalier og sager end Regin. Desuden er SARA ikke ligesom Regin kun baseret på at al registrering starter med oprettelsen af en sag, men giver mulighed for registrering af genstanden uden overordnede sager, som det har været praksis på nogle museer.
  • SARA er en genstandsregistreringsbase til de statsanerkendte og statslige museer i Danmark. Museer på Færøerne og Grønland samt de ikke-statsanerkendte museer, der var med i Regin-samarbejdet, er også tilbudt brug af systemet.
  • 170 museer er i 2020 med i samarbejdet. For at leve op til museumsloven har de statslige og statsanerkendte museer pligt til at indberette oplysninger om deres samlinger til SARA, der fungerer som centralregister.
  • Udviklingsprojektet er finansieret via tilskud fra Kulturministeriets tipsmidler.
  • Slots-og Kulturstyrelsen har forestået projektledelsen af udviklingen, mens virksomheden Axiell har udviklet selve systemet, der bygger på standardsystemet ’Axiell Collections’.
  • Drifts- og udviklingsbudgettet er i 2020 på ca. 2,4 mio. kr. De involverede museer betaler for drift og videreudvikling i fællesskab.
  • Organisationen Danske Museer (ODM) har stået for afholdelsen af 40 kurser i brugen af SARA.
  • Slots- og Kulturstyrelsen gennemførte i marts en undersøgelse af brugertilfredsheden med SARA. Undersøgelsen viser blandt andet, at flertallet af brugerne ikke er tilfredse med SARA. Slots- og Kulturstyrelsen sætter nu et arbejde i gang, der har til formål at forbedre brugertilfredsheden med systemet, og vil gentage undersøgelsen inden årets udgang.

Links til SARA-manualen, kontaktoplysninger til de registreringsfaglige fora og meget mere findes på Slots- og Kulturstyrelsens websted – slks.dk

 

Foto: Nordjyllands Historiske Museum

Artiklen blev bragt i Danske Museer nr. 3, 2020